ELEKTRONICZNY DZIENNIK BUDOWY ORAZ CYFROWA KSIĄŻKA OBIEKTU BUDOWLANEGO

Alicja Sławińska

Elektroniczny dziennik budowy oraz cyfrowa książka obiektu budowlanego

W dniu 10.8.2022 r. weszła w życie ustawa z 7.7.2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 1557; dalej ZmPrBud22), zmierzająca do cyfryzacji procesu inwestycyjno-budowlanego. W ramach kontynuacji legislacyjnych zamierzeń, w dniu 27.1.2023 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 22.12.2022 r. w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy (Dz.U. z 2023 r. poz. 45; dalej DzBudSystElektrR), zaś w dniu 1.1.2023 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 15.12.2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowej Książki Obiektu Budowlanego (Dz.U. z 2022r. poz. 2778; dalej KsObBudSysCyfrR).

___________________________________________________________________________

Ratio legis ustawodawcy

Wyżej powołane akty normatywne stanowią istotny element rządowego projektu cyfryzacji polskiej gospodarki. Założeniem digitalizacji jest usprawnienie zarządzania procesem inwestycyjno-budowlanym przez jego uczestników. Transparentność, zgodność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz oszczędność czasu i obniżenie kosztów załatwiania spraw, to podstawowe postulaty cyfryzacji w budownictwie. Nowelizacja stanowi odpowiedź na zapotrzebowanie obywateli oraz uczestników sektora inwestorskiego: „Zmiana podejścia w procesie inwestycyjnym, która wprowadza pełną cyfryzacją procesu budowlanego, to nie tylko proekologiczna alternatywa czy nagła rewolucja, ale rozwiązanie latami wyczekiwane przez wiele stron procesu. Likwidacja dualizmów i uproszczenie przepisów, to naturalna ewolucja, która porządkuje już funkcjonujące narzędzia i procedury.¹”

Dotychczas wprowadzonych było już kilka zmian i modyfikacji w tym zakresie, do których zaliczyć należy:

1. e-Budownictwo – oficjalną rządową aplikację do składania wniosków w procesie budowlanym, 
2. zmodernizowany Rejestr Kontroli Obowiązkowej i Rejestr Katastrof Budowlanych,
3. ukończony Centralny Rejestr osób posiadających Uprawnienia Budowlane (e-CRUB).

Kolejnym etapem cyfryzacji procesu inwestycyjno-budowlanego jest zaś Elektroniczny Dziennik Budowy oraz Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego.

Elektroniczny dziennik budowy w praktyce   

Dziennik budowy to najważniejszy dokument w procesie budowy, który rejestruje wszelkie istotne zdarzenia oraz przebieg robót budowlanych towarzyszących przedsięwzięciu inwestorskiemu. W przypadku obowiązku ustanowienia kierownika budowy dla konkretnej inwestycji budowlanej, prowadzenie dziennika budowy staje się obligatoryjne (art. 45 ustawy z 7.7.1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 682; dalej PrBud). W konsekwencji za rzetelność wpisów dokonywanych w dzienniku budowy, jego stan oraz prawidłowe przechowywanie na terenie budowy ponosi odpowiedzialność kierownik budowy lub kierownik robót.

O ważności dziennika budowy jako dokumentu urzędowego świadczy moc dokonywanych w nim wpisów: „Ma tym samym moc dowodu tego, co zostało w nim zapisane. Treść dziennika budowy korzysta z domniemania prawdziwości zawartych tam danych (art. 76 KPA).²” Rozwiązaniem legislacyjnym nowelizacji jest m.in. Elektroniczny Dziennik Budowy (dalej: EDB), stanowiący narzędzie do elektronicznej rejestracji wpisów dla dziennika budowy, przy czym zmiany nowelizacyjne w prowadzeniu dziennika budowy nie ograniczyły się do procesu cyfryzacji. Dla przykładu tereny zamknięte, zdefiniowane przez Ministra Obrony Narodowej w rozporządzeniu z 18.7.2003 r. w sprawie terenów zamkniętych niezbędnych dla obronności państwa (Dz.U. Nr 141, poz. 1368), zostały wyłączone spod obsługi systemu EDB.

System EDB i jego podstawowe założenia to:

1. przestrzeganie ścisłych zasad bezpieczeństwa,
2. łatwość dokonywania wpisów z przebiegu robót budowlanych,
3. aplikacja EBD nie wymaga żadnego szczególnego oprogramowania czy sprzętu,
4. aplikacja EBD jest intuicyjna, mobilna i wygodna w obsłudze,
5. udział poszczególnych uczestników procesu inwestycyjno-budowlanego,
6. szybkość i łatwość w wydaniu dziennika budowy z użyciem aplikacji.

W praktyce obsługa systemu EBD wymaga jednej z następujących usług zaufania:

1. profilu zaufanego,
2. e-dowodu,
3. konta bankowego w banku świadczącym usługę zaufania.

Zgodnie ze znowelizowaną treścią art. 47c ust. 3 PrBud, dziennik budowy w postaci elektronicznej prowadzi się w systemie EDB. Inwestor podejmuje decyzję co do formy prowadzenia dziennika budowy z zastrzeżeniem, że w przypadku wyboru EDB jest to wersja ostateczna dokumentu. Ważne, że wprowadzone regulacje prawne umożliwiają kontynuowanie w postaci elektronicznej dziennika budowy założonego i prowadzonego dotychczas w wersji papierowej. Opisane dyspozycje jednoznacznie jednak wskazują, iż zamierzeniem ustawodawcy jest finalne bazowanie na elektronicznej formie dokumentu.

W praktyce w przypadku budowy rozpoczętej przed dniem wejścia w życie DzBudSystElektrR, tj. przed dniem 27.1.2023 r., dzienniki budowlane w tradycyjnej formie pozostają ważne i prowadzone na dotychczasowych zasadach. Podstawowe modyfikacje w administrowaniu dziennikiem budowy po 27.1.2023 r., to brak rozróżnienia dziennika budowy, rozbiórki czy montażu oraz brak wymogu podwójnych stron dziennika budowy dedykowanych do wpisów. Z kolei w sytuacji dziennika budowy w systemie EDB postulaty są następujące:

1. posiadanie konto w systemie EDB przez osoby upoważnione do dokonywania wpisów,
2. wyposażenie inwestora w uprawnienie do pozbawienia dostępu elektronicznego EDB na zasadach przewidzianych w DzBudSystElektrR,
3. z oczywistych względów EDB nie ma postaci tomów jak w przypadku wersji papierowej dokumentu,
4. intuicyjność i łatwość obsługi aplikacji EDB pozwala na błyskawiczne wyszukiwanie żądanych danych poprzez wpisane kryteria np. datę robót budowlanych czy stanowisko uczestnika procesu budowy upoważnionego do dokonywania wpisów w elektronicznym dzienniku,
5. EDB prowadzi się odrębnie dla każdego obiektu budowlanego wymagającego pozwolenia na budowę, pozwolenia na rozbiórkę albo zgłoszenia (w przypadku obiektów liniowych dopuszcza się odrębne prowadzenie dziennika budowy dla każdego odcinka robót budowlanych).

Sporym udogodnieniem dla strony inwestora czy zamawiającego jest możliwość bezpośredniej weryfikacji wpisów dokumentujących postępy budowy konkretnej inwestycji za pomocą systemu EDB³. Obligatoryjnym miejscem przechowywania dziennika budowy w tradycyjnej formie jest teren budowy. W praktyce możliwość weryfikacji wpisów monitorujących przebieg robót budowlanych za pomocą systemu EDB zaoszczędza czas i koszty związane z wizytami na terenie budowy. Dodatkowo wzmacnia pozycję inwestora czy zamawiającego jako podmiotu wyposażonego w instrument uprawniający do szczegółowego i nieprzerwanego sprawdzania sukcesywnych postępów na budowie. Ponadto eliminuje niepożądane ryzyko zguby ważnego dokumentu czy dokonania wpisów niezgodnych z rzeczywistym stanem rzeczy lub przez nieuprawnione osoby.

Nowelizacja wprowadziła nowe rozwiązania techniczne i pozostaje w zgodzie oraz kompatybilności z obowiązującymi regulacjami prawa budowlanego (usprawnia system procesu inwestycyjno-budowlanego). W konsekwencji merytoryczne postulaty w przedmiocie EDB jako dokumentu w procesie budowy pozostają niezmienione, a osobą odpowiedzialność za jego prowadzenie zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami i wymogami prawa spoczywa na kierowniku budowy. Do osób uprawnionych do dokonywania wpisów w EDB należą:

1. kierownik budowy lub kierownik robót,
2. pozostali uczestnicy procesu budowlanego w pojęciu art. 17 PrBud,
3. geodeta wykonujący czynności geodezyjne w ramach inwestycji budowlanej,
4. upoważnieni przedstawiciele organów nadzorów budowlanych czy pozostałych organów kontrolnych.

W praktyce obsługa EDB przypomina system do zarządzania projektem inwestycyjnym i pod tym względem warto zwrócić uwagę na funkcjonalność systemu. Inwestor jako kluczowy uczestnik procesu budowy powierza poszczególnym osobom swoiste zadania w realizacji przedsięwzięcia budowlanego, a osoby te zatwierdzają w systemie przyjęcie tychże zadań w zakreślonym terminie do wykonania poprzez stosowny wpis w EDB. Z kolei kierownik budowy jako podmiot odpowiedzialny za prowadzenie dziennika budowy, w chwilą zakończenia robót budowlanych samodzielnie nadaje EDB status „zamknięty” za pomocą systemu EDB z pominięciem dodatkowych formalności.

Po stronie inwestora czy zamawiającego spoczywa obowiązek załączenia stosownych zaświadczeń potwierdzających uprawnienia budowlane pracowników zaangażowanych w inwestycję budowlaną, np. kierownika budowy czy kierownika robót, inspektora nadzoru inwestorskiego czy projektanta sprawującego nadzór autorski.

System EDB zaczął funkcjonować z dniem 27.1.2023 r. Ustawodawca przewidział jednak możliwość prowadzenia dziennika budowy w tradycyjnej, papierowej formie do dnia 31.12.2029 r. Wprawdzie w środowisku branżowym istnieją pewne obawy związane z całkowitym wycofaniem dziennika budowy w tradycyjnej formie i zastąpienie go wersją elektroniczną w stosunkowo niedługim czasie, jednakże wysokie standardy cyberbezpieczeństwa zastosowane dla systemu EDB w pełni zabezpieczają interesy zainteresowanych i przechowywane w ten sposób dane dotyczące inwestycji budowlanej.

Komparatystyka rozwiązań legislacyjnych sprzed nowelizacji ze zmianami wprowadzonymi po digitalizacji dziennika budowy, jednoznacznie przemawia na korzyść elektronicznej postaci dokumentu. Cyfryzacja procesu inwestycyjno-budowlanego w omawianym zakresie przyczynia się do eliminacji ryzyka przekroczenia kosztów przedsięwzięcia budowlanego oraz większej transparentności postępu robót na budowie. System EDB analogicznie jak aplikacja do zarządzania projektem budowlanym zmusza uczestników procesu budowy do samodyscypliny poprzez bieżące dokonywanie wpisów dla poszczególnych robót budowlanych, albowiem zaniechanie obowiązku w tym zakresie stanowi poważne odstępstwo i wymaga stosownego uzasadnienia zarejestrowanego w EDB.

Cyfrowa książka obiektu budowlanego w praktyce

Założenie i prowadzenie książki obiektu budowlanego (dalej KOB) jest obligatoryjne dla obiektów budowlanych, których projekt architektoniczno-budowlany podlega weryfikacji pod względem zgodności z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w  tym warunkami techniczno-budowlanymi (budynki wielorodzinne, przemysłowe, hale magazynowe czy budynki fabryczne). Analogicznie według wskazanego kryterium, książka obiektu budowlanego nie jest konieczna w przypadku obiektów budowlanych o prostej i nieskomplikowanej konstrukcji (budynki jednorodzinne, budynki gospodarcze czy składowe, obiekty budowlane podlegające zgłoszeniu).

Mając na uwadze dyspozycję art. 60a w związku z art. 62 PrBud, w KOB zamieszcza się adnotacje i informacje o okresowej kontroli stanu technicznego obiektu budowlanego, instalacji i przewodów, przeglądach i ekspertyzach technicznych, remontach czy innych pracach budowlanych oraz wszelkich okolicznościach mających wpływ na sposób użytkowania obiektu budowlanego właściciela lub zarządcy.

Z dniem 1.1.2023 r. rozpoczął się proces cyfryzacji KOB za pomocą systemu c-KOB, który pozwala na umieszczenie ww. adnotacji i informacji w wersji elektronicznej oraz zarządzanie nimi w sprawny i mobilny sposób przez właścicieli czy zarządców obiektów budowlanych. Podobnie jak w przypadku systemu EDB, tereny zamknięte zdefiniowane przez Ministra Obrony Narodowej w rozporządzeniu z 18.7.2003 r. zostały wyłączone spod obsługi systemu c-KOB.

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie KOB dokonuje wpisu niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 7 dni od dnia zaistnienia zdarzenia pod rygorem sankcji za wykroczenie. Zgodnie ze znowelizowaną wersją art. 60f PrBud, w przypadku awarii lub przerwy w systemie c-KOB, wpisu dokonuje się niezwłocznie po ustaniu tychże przeszkód w elektronicznym systemie. W konsekwencji przewidziana została okoliczność zwalniająca z odpowiedzialności za nieterminowe dokonanie wpisu, co może stanowić istotną okoliczność w praktyce. Wyjaśnia się, że KOB zakłada i prowadzi właściciel lub zarządca, którzy ponoszą odpowiedzialność z tego tytułu (ewentualnie do dokonywania wpisów zostaje uprawniona osoba upoważniona).

System c-KOB i jego założenia to:

1. umożliwienie bezpłatnego założenie i prowadzenie książki obiektu budowlanego,
2. łatwość i intuicyjność dokonywania wpisów w książce obiektu budowlanego,
3. przechowywanie danych dotyczących obiektu budowlanego przez okres 10 lat,
4. administratorem systemu jest Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego (dalej GINB), odpowiedzialny za cyferbezpieczeństwo systemu,
5. zapewnienie integralności i rozliczalności danych oraz wpisów do dziennika.

„System c-KOB ma również gwarantować, iż aktualizacji danych lub korekt wprowadzonych wpisów będą mogły dokonywać wyłącznie podmioty do tego uprawnione i to wyłącznie w zakresie dokonanych przez siebie wpisów. Dodatkowo GINB ma zapewnić zgodność postępowania z dokumentacją w postaci elektronicznej w systemie EDB (…) Książka obiektu budowlanego będzie indywidualizowana w systemie za pomocą unikatowego numeru, generowanego przez system c-KOB.⁴”

Założenie książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB wymaga wskazania informacji weryfikacyjnych zastrzeżonych dla właściciela czy zarządcy obiektu oraz nieruchomości, w szczególności tytułu prawnego, stanowiącego o prawie właściciela lub zarządcy do wnioskowanego obiektu budowlanego. Zamknięcie dokumentu książki obiektu budowlanego za pomocą systemu c-KOB powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia rozbiórki obiektu budowlanego.

W praktyce prowadzenie cyfrowej książki obiektu budowlanego oraz obsługa aplikacji c-KOB  wymaga jednej z następujących usług zaufania:

1. profilu zaufanego,
2. e-dowodu,
3. konta bankowego w banku świadczącym usługę zaufania.

Zarówno nowelizacja KOB, jak i system e-KOB zaczęły obowiązywać z dniem 1.1.2023 r. Ustawodawca przewidział, że właściciel lub zarządca nieruchomości jest uprawniony do założenia książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB do dnia 31.12.2023 r. „Ustawa zakłada wprowadzenie docelowo tylko elektronicznej wersji książki. Każdy obiekt budowlany otrzyma indywidualny numer w elektronicznym systemie c-KOB. By móc z niego korzystać, inwestor będzie musiał mieć konto w tym systemie.⁵” Zgodnie z regulacjami przejściowymi, właściciel lub zarządca obiektu budowlanego, który prowadzi już KOB w papierowej wersji, jest zobligowany do jej założenia w systemie c-KOB do dnia 31.12.2026 r.

Wyżej wymienione postulaty zmierzają do wyeliminowania tradycyjnej formy dokumentu i zastąpienie go wersją elektroniczną w celu ujednolicenia i sprawniejszego zarządzania systemem. W dniem 1.1.2027 r. wyłącznie dopuszczalnym, ważnym i honorowanym dokumentem będzie elektroniczna książka obiektu budowlanego.

Konkludując, cyfrowa forma książki obiektu budowlanego prowadzona w systemie c-KOB pozwala właścicielowi czy zarządcy nieruchomości na skuteczniejsze zarządzanie wymagalnymi przeglądami technicznymi czy innymi kontrolami obiektu budowlanego (w szczególności w przypadku zarządzania więcej niż jednym obiektem budowlanym). W rezultacie przekłada się to na bezpieczeństwo i komfort osób zamieszkujących obiekty budowlane objęte systemem c-KOB, co służy dobru powszechnemu. Analogicznie jak w platformie systemowej EDB, w przypadku cyfrowej KOB zarządzanie mobilne jest bardziej skuteczne i wygodne niż tradycyjne weryfikowanie papierowej książki obiektu budowlanego.

Aktualne przeglądy techniczne i kontrole to również wyeliminowanie obawy płacenia kar administracyjnych z tytułu niewłaściwego stanu technicznego obiektu budowlanego oraz nieaktualnych przeglądów technicznych. Obecnie w trakcie funkcjonowania obu form dokumentu, system c-KOB podlega stałym ulepszeniom i modyfikacji, które zmierzają do skuteczniejszej wydajności elektronicznej formy KOB. Z daleko posuniętej ostrożności w przypadku zniszczenia książki obiektu budowlanego w tradycyjnej postaci, rekonstrukcja treści czy odtworzenie dokumentacji stanowi trudny i czasochłonny proces. Takiego niebezpieczeństwa można jednak uniknąć poprzez zapisanie treści książki obiektu budowlanego za pomocą systemu c-KOB.

Wnioski i konkluzje

Przede wszystkim podkreślenia wymaga okoliczność, iż zmiany legislacyjne w temacie dygitalizacji sektora budowlanego są procesem dynamicznym i progresywnym (a nie dokonanym), a właściwe instrumenty prawne i elektroniczne zostały uruchomione w stosunkowo niedawnym czasie. Zjawisko cyfryzacji procesu inwestycyjno-budowlanego z opisanej perspektywy nasuwa wnioski i spostrzeżenia. 

Otóż cyfryzacja sektora budownictwa w Polsce to naturalna kolej rzeczy i konieczna pochodna wszechobecnej digitalizacji w obszarze budowlanym w Europie. W efekcie implementacja elektronicznych rozwiązań i technologii stała się wymogiem (a nie wyborem), aby korespondować z europejskimi standardami oraz konkurencją na rynku zagranicznym. Popyt rynkowy na wprowadzenie technologii cyfrowych podyktowany jest również potrzebą obniżenia kosztów i usprawnienia procesu inwestycyjno-budowlanego.  

Zastosowanie elektronicznych narzędzi oraz platform w sposób pozytywny wpłynęło na dynamikę realizacji przedsięwzięć budowlanych, ujednolicenie wszelkiej dokumentacji wymaganej w trakcie budowy oraz stron zaangażowanych w procedowanie inwestycji, w tym pracę organów administracyjnych i urzędników. Wiele czynności jest możliwych do załatwienia w sposób wirtualny, z pominięciem biurokracji i formalizmu, co również przekłada się na wzrost inicjatywy biznesowej podmiotów funkcjonujących w segmencie budowlanym. W trakcie wdrażania aplikacji obsługujących dziennik budowy czy książkę obiektu budowlanego nie odnotowano przeszkód uniemożliwiających uruchomienie tychże systemów elektronicznych, co również świadczy o właściwym przygotowaniu od strony prawnej, technicznej oraz społecznej świadomości obywatelskiej.

_________________________

Autorka jest radcą prawnym w Kancelarii Radcy Prawnego Alicji Sławińskiej w Warszawie. 

Transparentność, zgodność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz oszczędność czasu i obniżenie kosztów załatwiania spraw, to podstawowe postulaty cyfryzacji w budownictwie

Wprowadzone regulacje prawne umożliwiają kontynuowanie w postaci elektronicznej dziennika budowy założonego i prowadzonego dotychczas w wersji papierowej

Cyfryzacja sektora budownictwa w Polsce to naturalna kolej rzeczy i konieczna pochodna wszechobecnej digitalizacji w obszarze budowlanym w Europie

[1] Pełna cyfryzacja w budownictwie to nie żadna rewolucja, ale potrzeba i oczekiwanie obywateli oraz branży | Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (gunb.gov.pl)

[2] Legalis – Artykuł 45 PrBud red. Z. Niewiadomski 2024, wyd. 12/Niewiadomski.

[3] Legalis – wydanie Nr 12332.

[4] Legalis – Art. 60h PrBud red. Z. Niewiadomski 2024, wyd. 12/Kucharski.

[5] Legalis – Wydanie Nr M. Kaliszewska, Pod znakiem cyfryzacji, Legalis 2023 (02.01.2023)